Chaque année, Palexpo accueille des dizaines d’événements, salons et manifestations de toutes tailles. Si les grands rendez-vous historiques ont évolué, le nombre d’événements organisés simultanément n’a cessé d’augmenter. Cette évolution implique une complexité croissante dans la préparation des espaces, la coordination des équipes techniques et la gestion des demandes des exposants.
Jusqu’à maintenant, une grande partie de ces opérations reposait sur des plans 2D traditionnels. Une méthode efficace pendant de nombreuses années, mais qui montrait ses limites face à des événements toujours plus complexes et évolutifs.
L’objectif était clair :
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- Anticiper davantage les besoins opérationnels ;
- Fiabiliser les données techniques ;
- Accélérer les prises de décision ;
- Faciliter la communication entre les différents services ;
- Réduire les risques d’erreurs liés aux multiples modifications de dernière minute.
Pour y parvenir, Palexpo a choisi de s’appuyer sur l’expertise de Link BIM.
Une démarche pragmatique : comprendre avant de transformer
La première étape n’a pas consisté à déployer de nouveaux outils. Elle a commencé par une analyse approfondie des processus existants. À travers un audit des compétences, des méthodes de travail et des besoins métiers, les équipes de Link BIM ont pu identifier les opportunités d’amélioration et construire un accompagnement parfaitement adapté aux spécificités de l’événementiel.
Car l’enjeu n’était pas simplement d’apprendre un nouveau logiciel. Il s’agissait de faire évoluer une organisation complète, tout en maintenant le même niveau de service auprès des clients et organisateurs.
Cette phase d’écoute et de compréhension a permis de bâtir un programme d’accompagnement progressif :
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- Formation des équipes ;
- Montée en compétences sur Revit ;
- Développement d’outils spécifiques ;
- Création de bibliothèques d’objets adaptées à l’événementiel ;
- Workshops orientés cas concrets.
Une approche sur mesure qui a permis de transformer progressivement les habitudes de travail.
Adapter le BIM à l'événementiel : un défi inédit
Le BIM est largement utilisé dans le bâtiment. Mais comment l’appliquer à un secteur où les espaces sont montés et démontés en quelques jours ?
C’est précisément le défi qu’ont relevé les équipes de Palexpo et Link BIM. Contrairement à un projet de construction traditionnel, un événement peut évoluer jusqu’à quelques heures avant son ouverture.
Un stand change d’emplacement.
Une surface est modifiée.
Un exposant demande de nouvelles installations techniques.
Une cloison doit être déplacée.
Chaque modification entraîne des impacts opérationnels immédiats.
Pour répondre à ces contraintes, des objets BIM spécifiques ont été développés :
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- Cloisons événementielles intelligentes ;
- Structures scéniques et truss ;
- Espaces exposants paramétriques ;
- Bibliothèques adaptées aux besoins réels des équipes terrain.
L’objectif n’était pas de créer un modèle complexe. L’objectif était de fournir la bonne information, au bon moment, aux bonnes personnes.
Des bénéfices concrets dès les premiers projets
Les premiers résultats sont rapidement apparus sur plusieurs événements majeurs organisés à Palexpo.
Art Genève : une meilleure visualisation pour les exposants
Art Genève a constitué l’un des premiers terrains d’application de cette nouvelle approche. Grâce aux modèles 3D, les exposants ont pu visualiser leurs espaces avant même leur réalisation.
Les équipes ont également automatisé des tâches autrefois chronophages :
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- Calcul des surfaces de peinture ;
- Quantification des matériaux ;
- Gestion des cloisons ;
- Préparation des commandes techniques.
Résultat : un gain de temps significatif et une meilleure qualité des informations transmises aux différents services.
Auto Experience : une gestion simplifiée des modifications
Dans l’événementiel, les changements de dernière minute sont la norme. Pour Auto Experience, les équipes ont développé une nouvelle méthodologie permettant de gérer automatiquement les surfaces et les emplacements des stands.
Une évolution majeure lorsque l’on sait que certaines modifications interviennent jusqu’à la veille du montage. Là où plusieurs opérations manuelles étaient nécessaires auparavant, les données sont désormais mises à jour automatiquement à partir du modèle.
Les informations restent cohérentes, fiables et immédiatement exploitables.
Une communication client transformée
L’un des bénéfices les plus marquants concerne la communication avec les organisateurs et les exposants. Grâce à la visualisation 3D et aux plateformes collaboratives, les échanges sont devenus plus rapides et plus efficaces :
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- Les clients comprennent instantanément les propositions qui leur sont présentées ;
- Les demandes de modifications sont traitées plus rapidement ;
- Les validations sont accélérées.
Comme le résument les équipes de Palexpo : une image vaut parfois bien plus que plusieurs plans techniques.
Au-delà de la technologie : l’importance de l’accompagnement
Cette réussite repose avant tout sur un facteur souvent sous-estimé : l’accompagnement au changement.
Adopter de nouvelles méthodes de travail demande du temps, de la pédagogie et une présence constante. Pendant toute la durée du projet, les équipes de Link BIM ont travaillé aux côtés des collaborateurs de Palexpo pour répondre aux problématiques rencontrées, adapter les outils aux besoins réels du terrain et faire évoluer les solutions au fil des projets.
Cette proximité a permis d’accélérer l’adoption des nouvelles pratiques et de sécuriser la transformation. Aujourd’hui, les équipes utilisent quotidiennement des méthodes qui paraissaient encore complexes il y a deux ans.
Un signe fort de réussite.
Une vision d’avenir pour l’événementiel
Cette collaboration démontre que le BIM n’est pas réservé au monde de la construction. Lorsqu’il est adapté aux usages métier, il devient un véritable levier de performance opérationnelle.
Pour Palexpo, cette transformation ouvre désormais de nouvelles perspectives :
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- Automatisation accrue des processus ;
- Meilleure exploitation des données ;
- Collaboration renforcée entre les services ;
- Expérience client améliorée ;
- Optimisation continue des opérations événementielles.
Une évolution qui confirme une conviction forte : la valeur du BIM ne réside pas dans la technologie elle-même, mais dans sa capacité à répondre à des enjeux métier concrets.
Et lorsque l’innovation est pensée au service des utilisateurs, les résultats parlent d’eux-mêmes.
